Váš průvodce produktivitou s Gmailem Správa toku


Naposledy jsme přesměrovali všechny naše e-mailové účty na jedno místo, do našeho centrálního e-mailového centra v Gmailu. Jakmile všechny vaše účty pronikají do Gmailu, musíte tento tok informací spravovat tak, aby a) bylo možné projít veškerý váš e-mail za patnáct minut nebo méně ab) je snadné najít příští týden, příští měsíc a příští rok.

Doručená pošta je posvátná

Musíte se naučit vidět svou doručenou poštu jako téměř posvátné místo: nejhorším hříchem, kterého se můžete dopustit, je nechat tam zprávy, aby hnilo. Nemluvím o dnech nebo týdnech. Během vaší e-mailové relace musíte každou zprávu ve složce Doručená pošta řešit. Po dokončení nemůže být ve složce Doručená pošta.

Používáme více e-mailových účtů, takže je filtrujeme do různých štítků. Pokud tak neučiníme, hranice mezi rolemi a informacemi spojenými s každým účtem budou rozmazané a docela často, prostě matoucí. Doručená pošta je velmi užitečným nástrojem pro zpracování a toto oddělení je nešťastná nutnost.

V posledním příspěvku jsme hovořili o použití funkce Všechny zprávy k nahrazení, ale problém s tímto přístupem je v tom, že nemůžete “zpracovat” tímto způsobem příchozí informace. Existuje několik alternativních řešení, kterými se budeme zabývat za chvíli, ale nejjednodušším způsobem v tomto okamžiku je zabývat se veškerou poštou, jako by to bylo ve vaší doručené poště - je to spíše hacker přístupu než technologický. Reklamní

Zpracování zpráv ve složce Doručená pošta

Prvním krokem ke zpracování vašeho e-mailu je samozřejmě jeho přečtení. Bohužel, to je místo, kde se mnoho lidí zastaví (a je to frustrující, když se pokoušíte zajistit solidní komunikaci).

Čtěte chytře, ne tvrdě. Zaškrtněte předmět a první odstavec e-mailu a určete jeho relevanci, protože vždy budou existovat e-maily, které jsou zbytečné a nemusíte je číst. Pokud je to pro vás naprosto zbytečné, můžete zprávu smazat. “Už nikdy smazat e-mail” není mantra, v kterou naprosto věřím.

Pokud jste zprávu ponechali, můžete si ji správně přečíst. Mimochodem, měl bych zmínit, že pokud více než 15% vašeho zpracování doručené pošty sestává z mazání zpráv, pravděpodobně nevytváříte dostatek předkvalifikátorů a inteligentních “překážky” lidem, kteří chtějí vaši e-mailovou adresu. + Hack zde funguje dobře, ke kterému se brzy dostaneme.

Jakmile přečtete zprávu, vy musí zpracovat. Existuje několik výsledků:

  • Odpovědět a archivovat,
  • Odpovědět a smazat,
  • Odpověď, proměňte ji v akci, archiv
  • Proměňte to v akci, archivujte
  • Archiv
  • Vymazat

Pokud měníte e-mail v akci, budete ji téměř vždy chtít archivovat, nikoli ji smazat, pro budoucí použití. U zpráv, s nimiž se musíte vypořádat později nebo které vyžadují provedení úkolu, proměňte tuto akci v akci v seznamu úkolů nebo v softwaru GTD. ihned a poté zprávu smažte z doručené pošty. Reklamní

Vytváření akcí z e-mailů před jejich vymazáním z cesty je to nejlepší, co můžete udělat pro vaši produktivitu e-mailu. Vytváří se e-maily ve složce Doručená pošta, protože existuje nevyřízená úloha “emailová apatie” a věci jsou neorganizované a nepřehledné.

Alternativní řešení používání všech e-mailů

Používání služby All Mail by mělo fungovat dokonale, pokud každou nepřečtenou zprávu zpracujete, jakmile ji otevřete a přečtete, ale možná to pro vás prostě nefunguje. Existuje několik dalších způsobů, jak se s tím vypořádat.

Hraje všechny e-maily - Funkce Star v Gmailu je užitečná pro označování položek zájmu, ke kterým se chcete později vrátit (přesto se v tomto systému tomu snažíme vyhnout). Pokud tuto funkci nepotřebujete nebo nepoužíváte, můžete ji nastavit jako umělou poštu. Hvězda bude znamenat, že zpráva musí být zpracována.

Vraťte se zpět do okna Nastavení filtru v části Nastavení a nastavte pole Komu: na hvězdičku (*). Pole Komu říká Gmailu, aby vybral e-maily na základě toho, komu je e-mail odeslán, ale * mu řekne, aby vyzvedl veškerý e-mail. Vstoupíme do hvězdičky a její užitečnosti filtrovat za okamžik.

Klikněte na Další krok a zaškrtněte “Hvězdu” box. Nyní máte filtr, který označí veškerou vaši příchozí poštu, a při zpracování každé položky ji můžete ze seznamu odebrat kliknutím na hvězdičku, která je obvykle vedle “Z” pole v zobrazení seznamu. Reklamní

Nepoužíváme automatické filtry je další řešení, které dělám ne doporučit. Tím se z vašeho systému odstraní veškerá energie, ale způsobí to, že každý e-mail bude vytékat přímo do doručené pošty, kde jej můžete ručně zpracovat do štítků. Myslím, že to překonává účel a přidává další práci, kterou pro vás může počítač udělat, a podle mých zkušeností to nebylo zdaleka optimální řešení..

Použití hvězdiček ve filtrech

Hvězdu jsem zmínil dříve, když jsme hovořili o nastavení filtru, který hvězdí vaši příchozí poštu. Hvězdička, jednoduchá, jak je, poskytuje velmi užitečný nástroj a poskytuje dynamičtější filtrování e-mailů.

Pojďme se podívat, jak to funguje. Řekněme, že mám běžného klienta, který mi dal tři různé e-mailové adresy (opravdu se to stane). Nechci mít pro každou z těchto e-mailových adres tři štítky a chci je v podstatě považovat za všechny. Pomocí hvězdičky toho můžeme dosáhnout opravdu snadno.

Do pole Komu: v nastavení filtru vložte před zbytek názvu domény znak *. Řekněme tedy, že mám [email protected], [email protected] a [email protected] Chcete-li směrovat všechny tyto e-mailové adresy na jedno místo, pomocí jednoho filtru, stačí nastavit pole Komu jako *@unproductiveclient.com.

Toto funguje také s ostatními poli. Pokud například dostanu e-mail od celé skupiny lidí v jedné společnosti na svou hlavní adresu a chci ji oddělit od všech ostatních zpráv, mohu nastavit pole Od: na *@thatonecompany.com. Reklamní

+ Hack

A konečně máme + hack. To je skvělé pro předběžnou kvalifikaci vašeho e-mailu. Navzdory skutečnosti, že odesílatel může být cizinec, se kterým jste se nikdy nesetkali nebo o kterém jste dosud neslyšeli, víte, o čem je e-mail, protože se dostal na správný štítek. Téměř to zní jako magie.

V Gmailu můžete přidat + přidat konec svého uživatelského jména s připojeným klíčovým slovem. Pokud je například vaše e-mailová adresa [email protected], můžete stále dostávat zprávy směrované na [email protected] Ještě lépe však můžete na tyto e-mailové adresy použít filtry. Používám to na svém vlastním webu, kde uživatelské jmé[email protected] přejde na štítek Post Ideas atd..

Ještě výhodnější je, že si můžete vytvořit polopoužitelné e-mailové adresy, aniž byste museli vytvářet jednu s jednorázovou poštovní službou. Pokud web vyžaduje vaši e-mailovou adresu a máte strach, že vám pošlou spam, stačí na svou adresu přidat + sitename a tento materiál můžete vždy filtrovat do koše později.

Sledujte další rady ohledně nastavení produktivního e-mailového systému pomocí Gmailu.