Váš průvodce produktivitou s konsolidací účtu Gmail

Gmail je výkonný nástroj, ale mnoho uživatelů této služby nevyužívá svého plného potenciálu. Abych vám pomohl zvýšit produktivitu a získat maximum z Gmailu, strávím několik následujících článků mluvením o nejefektivnějších funkcích softwaru a technikách a praktikách, které můžete využít, abyste toho využili co nejlépe..

V této první instalaci budeme hovořit o konsolidaci účtu. To vám usnadní život tisíckrát (ano, ano, nadsázka - nebo tak řeknete prozatím!), Pokud to již neuděláte. Tady je to, co uděláme:

Vytvořte si z vaší centrální e-mailové schránky

Dnes má většina lidí alespoň dva e-mailové účty a obvykle více. Prostřednictvím svých vlastních projektů, osobních účtů a dostatečně úzké spolupráce s klienty, aby mi poskytli e-mailovou adresu, jsem shromáždil téměř dvacet (aktivních) účtů.

Mít dvacet e-mailových účtů je pro produktivitu špatnou a špatnou věcí. Jak Dustin zmínil v článku Back to Basics, čím méně doručených máte, tím lépe; to znamená menší šanci, že se něco protrhne skrz trhliny a méně míst, na které musíte každý den zkontrolovat nové informace. Reklamní

Gmail nabízí několik způsobů, jak z těchto několika doručených zpráv udělat jedno místo. Když filtrujete všechny tyto různé účty na jedno místo, aniž byste ztratili schopnost odpovědět pomocí adresy, na kterou byli zasláni, byl váš problém s doručenou poštou vyřešen. Zde je návod, jak upevnit tuto část vašeho života.

1. Nastavte funkci Odeslat poštu jako.

První věc, kterou musíte udělat, je jít na Účty na kartě Nastavení Gmailu. Zde můžete nastavit Gmail tak, aby odesílal poštu, jako by byla odesílána z vašich jiných e-mailových adres. V zájmu zachování profesionality a udržení třídění pošty pomocí filtrů Gmailu je to důležité.

Klikněte na ikonu “Přidat další e-mailovou adresu” odkaz a postupujte podle pokynů. Na váš účet bude zaslána potvrzovací zpráva, která zabrání spoofingu, a jakmile potvrdíte, že jste tím, kdo říkáte, že budete, budete moci z tohoto účtu posílat e-maily..

Vypláchněte a opakujte, dokud nebude nastaven každý účet, který chcete filtrovat do Gmailu. Reklamní

2. Vyjměte svůj e-mail z ostatních doručených a do Gmailu.

Existují dva způsoby, jak získat e-mail z ostatních účtů a skončit v účtu Gmail; přeposílání nebo POP3. Přesměrování je lepší dlouhodobou volbou, protože Gmail vám umožňuje nastavit pouze pět účtů POP3 a vaše účty pouze občas kontrolovat. Pokud svůj e-mail přeposíláte ze svého stávajícího účtu a do Gmailu, budou e-maily automaticky odesílány a můžete tak učinit pro tolik účtů, kolik máte.

Pokud však chcete mít archiv e-mailů centralizovaný, pokud byste někdy potřebovali najít důležité staré e-maily (pomocí vynikajících vyhledávacích zařízení Gmailu), POP3 se nejprve hodí. Nastavte své účty v části Nastavení> Účty a stahujte vše pomocí protokolu POP3 po pěti. Proces nastavení vám dává možnost určit štítek účtu, který byste měli provádět od samého začátku.

Až budete hotovi, přejděte do nastavení svého druhého účtu a nastavte je, aby předávala dál hlavnímu účtu Gmail. Až se nastavíte přeposílání, měli byste se vrátit do Gmailu a odebrat účty POP3, nebo byste mohli vynechat některé e-maily.

Pokud nemáte e-mailové archivy na svém e-mailovém serveru, ale místo toho v e-mailové aplikaci, nebojte se - stále je můžete získat do účtu. Použil jsem Apple Mail k migraci všeho, takže se může u jednotlivých programů trochu lišit. Vydejte se do svého webmailového rozhraní Gmailu a nastavte štítky pro jednotlivé účty. Poté se vraťte do e-mailové aplikace pro stolní počítače a nastavte si účet Gmail pomocí protokolu IMAP (ne POP3). Pod tímto účtem byste měli vidět své štítky. Vyberte veškerý e-mail z daného účtu a přetáhněte jej na tento štítek. Pomocí Apple Mail se tím odstranily e-maily z mého pevného disku, když se nahrály všechny, takže si před zálohováním vytvořte zálohu, pokud si přejete také archivovat offline. Reklamní

Jednou jsem to udělal s velmi starý e-mailový účet, který měl archivní počet v pěti číslech. Trvá to čas, takže buďte trpěliví a možná to postavte, než zamíříte do postele.

3. Ujistěte se, že všechny vaše účty směřují do správných štítků.

Mít každý e-mail ze všech povodní účtu do vaší doručené pošty bude organizační peklo. Ujistěte se, že jste štítky a filtry nastavili správně, když jste dokončovali krok 2. Pokud jste stáhli svůj e-mail z protokolu IMAP a nastavili ho tak, aby předával Gmailu, mohl jste tento krok vynechat. Postupujte takto:

Přejděte na Nastavení a klikněte na kartu Filtry. Klikněte na Vytvořte nový filtr a do pole Komu: zadejte e-mailový účet, který jste přesměrovali do Gmailu. Tím se stanoví, že při každém přijetí e-mailu, který byl odeslán na tento účet, bude tento filtr zpracován pomocí tohoto filtru.

Klikněte na Další krok a zaškrtněte Přeskočit doručenou poštu a Použijte štítek, výběrem příslušného štítku z rozbalovací nabídky (jedná se o popisek, který jste nastavili v kroku 2). Klikněte na ikonu Vytvořit filtr a máte dobré jít. Reklamní

Použijte funkci Všechny e-maily

Nyní tedy chcete dávkově zpracovat veškerý nový e-mail. Přepínání mezi štítky pro práci se zprávami z každého účtu je trochu jako přenos typu start-stop; to se chvíli dostane kamkoli, i když nakonec. Naštěstí máme prominentní, ale zřídka používané Celá pošta Vlastnosti.

Celá pošta je opravdu jen oslavený štítek, který se automaticky použije na každou jednotlivou zprávu (i když štítek není viditelný). Umožňuje zobrazit všechny vaše zprávy na jednom místě; tak jednoduché, jako je to, když ráno vstanete a zkontrolujete svůj e-mail, přejížděním do služby All Mail vám umožní procházet je jedním po druhém, aniž byste přestali přecházet z jednoho štítku na druhý. Není neobvyklé odložit jednu nálepku, protože “stejně se tam nic neděje” a to sabotuje celý bod dávkového zpracování.

Dělal jsem to sám, zvláště s jedním konkrétním účtem, který skončil přijímáním malého lidského e-mailu a spoustou provozu seznamu e-mailů. Použití služby All Mail mě přinutilo vystoupit z mého prokrastinčního pásma a vypořádat se s každou zprávou. Prvních několik dní bylo stráveno odhlášením z mnoha seznamů a, pokud byl obsah cenný, přepnutím na zdroj RSS. Pokud nedávají zdroj k dispozici pro stejný obsah, právě jsem je odepsal (takže je pro vás lekce, kterou si e-mailoví obchodníci přečtete). Od té doby trávím více času e-mailem s lidmi a méně bojuji s neužitečným hromadným e-mailem (a zbavil jsem se viny za to, že řádně nezpracovával veškerou poštu).

Vaše další splátka již brzy!